Przygotuj się wcześniej na KSeF 2.0 i skorzystaj z grudniowej promocji na zakup

SPRAWDŹ SZCZEGÓŁY

Przygotuj się wcześniej na KSeF 2.0
i skorzystaj z grudniowej promocji na zakup pharmind XF.

REGULAMIN PROMOCJI

Składając zamówienie na pharmind XF do końca grudnia 2025 masz możliwość uzyskania 30% rabatu na zakup pharmind XF na podstawie Regulaminu promocji.

SPRAWDŹ REGULAMIN

ZAMÓWIENIA

Zachęcamy do składania zamówień za pośrednictwem Partnera Handlowego KAMSOFT S.A. – to preferowany i najszybszy sposób realizacji. Zamówienie można także złożyć bezpośrednio w KAMSOFT S.A., wypełniając i przesyłając Formularz Zamówienia.

Czym jest i jak działa Krajowy System e-Faktur?

 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową, służąca do gromadzenia, przechowywania, przesyłania oraz analizy i kontroli faktur elektronicznych, zwanych fakturami ustrukturyzowanymi. Co to oznacza dla firm? Przedsiębiorcy będą mieli nowe obowiązki, takie jak wysyłanie faktur do KSeF, odbieranie z KSeF faktur ustrukturyzowanych, pobieranie nadanych numerów KSeF, nadawanie w KSeF uprawnień osobom, systemom lub innym podatnikom do faktur ustrukturyzowanych.

Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte obowiązkiem wysyłania ich do Krajowego Systemu e-Faktur. To oznacza, że wysyłanie faktur do KSeF wystawionych na rzecz osób prywatnych – konsumentów jest dobrowolne. Takie faktury będą mogły być również wystawiane na obecnych zasadach.

Kogo dotyczy KSeF

  1. czynnych podatników VAT-u;
  2. przedsiębiorców zwolnionych z płacenia podatku VAT;
  3. podatników zweryfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Wyzwania, czyli jak przygotować się do wdrożenie przedsiębiorstwa w zakresie korzystania z KSeFF

Wyzwanie #1 – ważne terminy

Krajowy System e-Faktur będzie obligatoryjny od 1 lutego 2026 r. dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł; od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich przedsiębiorców.

Potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu obowiązku korzystania z KSeF?

Za proces dostosowania organizacji do „świata faktur ustrukturyzowanych” odpowiedzialny jest przedsiębiorca. KAMSOFT oferuje komercyjne usługi wsparcia w realizacji technicznej takich projektów w indywidualnie określonym z przedsiębiorcą zakresie i czasie. Jeśli potrzebujesz pomocy w zakresie implementacji integracji z KSeF w swojej organizacji skontaktuj się z nami ksef@kamsoft.pl.

Wyzwanie #2 – wejście KSeF to zmiana procesów i procedur w organizacji

 

Wejście w świat faktur ustrukturyzowanych jest związane ze zmianą istniejących procedur i procesów w firmie. Obejmuje to m.in. sposób wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur. Wymaga przy tym przeszkolenia pracowników i dostosowania systemów informatycznych do nowych potrzeb.

Zdobądź wiedzę dotyczącą KSeF i dowiedz się, jak dostosować procesy w swojej organizacji, aby spełnić wymagania Ministerstwa Finansów

Firma KAMSOFT dostarcza rozwiązanie IT ułatwiające wdrożenie wymaganych zmian, należy jednak pamiętać, że to na przedsiębiorstwie spoczywa obowiązek dostosowania organizacji do nowej rzeczywistości. Zachęcamy, aby już dziś zapoznać się z webinarami jakie przygotowaliśmy z myślą o aptekach, hurtowniach farmaceutycznych i weterynaryjnych, przychodniach i szpitalach.

Wyzwanie #3 – integracja z systemem KSeF czyli dostosowanie systemów informatycznych do nowych potrzeb

Użytkownicy KSeF będą mogli korzystać z bezpłatnego narzędzia – Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, którą dostarcza Ministerstwo Finansów. Umożliwia ona wystawienie, przeglądanie i pobranie faktur ustrukturyzowanych oraz zarządzanie uprawnieniami. Jednak w przypadku, kiedy przedsiębiorca wystawia i otrzymuje dużo faktur, warto zainwestować w integrację posiadanego w firmie systemu finansowo-księgowego lub innych systemów do wystawiania faktur z KSeF. Wówczas będzie można korzystać z wielu udogodnień związanych z obsługą faktur ustrukturyzowanych w przedsiębiorstwie.

Poznaj narzędzie usprawniające proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych i komunikacji z KSeF

KAMSOFT jest producentem i dostawcą wielu rozwiązań informatycznych dedykowanych dla rynku ochrony zdrowia i nie tylko, rozwiązań klasy ERP, w tym rozwiązania finansowo-księgowego, a także platformy wymiany informacji pomiędzy różnymi podmiotami i wielu interfejsów integracyjnych do różnych rozwiązań dostarczanych przez organy państwowe i nie tylko. Na bazie dotychczasowych naszych doświadczeń przygotowaliśmy kolejny interfejs integracyjny pozwalający na komunikację z KSeF 2.0 tworząc rozwiązanie pharmind XF, które dodatkowo głęboko zintegrowaliśmy z innymi systemami KAMSOFT, z których korzystają m.in.. :

  • apteki (KS-AOW),
  • hurtownie farmaceutyczne (KS-HFW VE, KS-HFW),
  • hurtownie weterynaryjne (KS-HWW VE, KS-HWW),
  • szpitale i przychodnie (KS-SOMED, KS-PPS, SERUM, Mediporta KS-ASW, KS-SOLAB),
  • działy księgowe przedsiębiorstw, biura rachunkowe (KS-FKW).

Dowiedz się więcej o pharmind XF

Wyzwanie #4 – autoryzacja i bezpieczeństwo

Rozpoczęcie korzystania z KSeF wymaga autoryzacji w systemie dostarczanym przez Ministerstwo Finansów oraz nadania uprawnień do określonych czynności osobom, rolom lub innym przedsiębiorcom. To oznacza, że firmy muszą przemyśleć i zaplanować komu i do czego nadać uprawnienia. Należy jednocześnie pamiętać, że w KSeF wszystkie faktury wystawione i otrzymane przez przedsiębiorstwo (NIP) znajdują się w jednej przestrzeni. Osoba mająca dostęp do tej przestrzeni ma jednocześnie dostęp do wszystkich faktur ustrukturyzowanych. 

Poziomy uprawnień
w systemach KAMSOFT

W przypadku systemów dostarczanych przez KAMSOFT dostęp do KSeF jest możliwy dzięki tokenom (do końca roku 2026) lub certyfikatom generowanym przez uprawnione osoby w przedsiębiorstwie na poziomie KSeF. Osoby odpowiedzialne za wdrożenie integracji z KSeF po stronie przedsiębiorstwa, wykorzystują w trakcie konfiguracji tokeny/certyfikaty i nadają użytkownikom systemów KAMSOFT odpowiednie poziomy uprawnień w systemach KAMSOFT.

Wyzwanie #5 – ograniczenia KSeF

System KSeF bazuje na założeniach, które mogą stanowić wyzwanie dla wielu firm. Na przykład, nie ma możliwości poprawienia raz wystawionego dokumentu inaczej niż poprzez jego

korygowanie, wystawiania faktur według indywidualnego wzorca, czy dodania do faktur załącznika bez uzyskania wcześniej zgody w e-Urzędzie Skarbowym (e-US). Zniknie także instytucja noty księgowej – każda zmiana będzie korektą. Należy zatem ustalić ścieżki przesyłania danych dodatkowych (np. specyfikacji, szczegółów rozliczeń, protokołów itp.) które nie będą dostępne w KSeF.

nie będą dostępne w KSeF. KSeF o niczym nikogo nie powiadamia. Oznacza to, że np. proces wystawiania faktury należy w ramach organizacji monitorować i określić na to procedury, aby nie zetknąć się z sytuacją, w której np. faktura nie spełniała określonych wymagań i ostatecznie została odrzucona przez KSeF. W przypadku faktur wystawianych przez dostawców, nabywca również nie zostanie powiadomiony przez KSeF o tym, że została dla niego wystawiona faktura. W świecie faktur papierowych dowodem potwierdzającym zajście zdarzenia gospodarczego jest faktura papierowa, która w przyjęty w organizacji sposób jest wpuszczana w proces obiegu dokumentów. W przypadku faktur ustrukturyzowanych przyjęte procedury należy przeanalizować, zaktualizować i dostosować do nowej rzeczywistości. Dodatkowo należy podjąć decyzję czy osobą fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej podatnik będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane czy tak jak do tej pory w postaci papierowej lub innej elektronicznej. 

Dzięki pharmind XF masz wiedzę o statusie wystawionych faktur oraz o tym czy dostawca wystawił dla Ciebie fakturę.

Wyzwanie #6 – zwiększone wymagania w zakresie obligatoryjnych danych

Ministerstwo Finansów zdefiniowało kilkaset pól, które mogą zawierać dane określone na fakturze ustrukturyzowanej. Zakres informacji wymagany w standardzie faktury ustrukturyzowanej jest szerszy niż zakres danych raportowanych w JPK_VAT, JPK_V7M, czy JPK_FA, co może stanowić dodatkowe wyzwanie dla firm.

Należy pamiętać także o tym, że na etapie analizy mogą w przedsiębiorstwie pojawić się potrzeby umieszczania w wystawianych fakturach ustrukturyzowanych dodatkowych informacji. Należy to zaplanować z wyprzedzeniem. To samo dotyczy dodatkowych informacji umieszczanych przez dostawców na wystawianych przez nich fakturach ustrukturyzowanych. Potrzeba przetwarzania takich danych niestandardowych wymaga kolejnych dostosowań systemów informatycznych eksploatowanych w przedsiębiorstwie. A na to potrzebny jest czas. KAMSOFT w ramach możliwości będzie oferował komercyjne usługi wsparcia w tym obszarze w zakresie ustalonym każdorazowo z konkretnym przedsiębiorcą korzystającym z systemów KAMSOFT.

Wyzwanie #7 – zmiana w percepcji klientów

Przejście na faktury ustrukturyzowane może również wymagać zmiany w komunikacji z klientami i dostawcami, którzy mogą nie być jeszcze przygotowani na taką zmianę.

Taką komunikację przedsiębiorca powinien zaprojektować i przemyśleć jak najwcześniej, aby nie pozostać z problemem w dniu, w którym w życie wejdzie obowiązek korzystania z KSeF w Polsce.

Pomimo tych wyzwań, przystąpienie do KSeF ma wiele korzyści, takich jak:

  • przedsiębiorcy nie będą już musieli przechowywać faktur i ich archiwizować (faktury te są przechowywane w KSeF przez 10 lat, a po tym okresie ich przechowywanie leży w gestii podatnika). Nie zmienia to jednak faktu, że zgodnie z najnowszymi wymaganiami KSeF 2.0 i wprowadzonymi limitami komunikacyjnymi, podatnicy, którzy przetwarzają dużą liczbę faktur powinni zadbać o swoje lokalne repozytoria na faktury ustrukturyzowane tak, aby przetwarzanie faktur i wielokrotny dostęp do dokumentów odbywał się z wykorzystaniem repozytoriów lokalnych a nie bezpośrednio przez KSeF 2.0.
  • skróci się czas oczekiwania na zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni)
  • proces fakturowania i księgowania może być zautomatyzowany w jeszcze większym zakresie niż do tej pory,
  • po wprowadzeniu KSeF nie będzie wymagane wystawianie duplikatów faktur przez przedsiębiorców, ponieważ te będą cały czas dostępne zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.

pharmind XF zapewni automatyczną weryfikację wystawianych faktur oraz komunikację z KSeF

pharmind XF, jako interfejs integracyjny do KSeF, pozwala na komunikację z KSeF, a głęboka integracja z systemami informatycznymi KAMSOFT pozwala na wykorzystaniu tej integracji bezpośrednio z poziomu znanego Państwu interfejsu użytkownika jednego z systemów, które wykorzystywane są w codziennej pracy. Dzięki pharmind XF faktura ustrukturyzowana przed wysłaniem jej do KSeF zostanie automatycznie zweryfikowana pod kątem zgodności jej struktury z wymaganiami Ministerstwa Finansów. 

Jak działa pharmind XF?

Do wystawienia faktur ustrukturyzowanych nasi klienci korzystają z systemów informatycznych KAMSOFT. Ich wysłaniem do KSeF zajmuje się już pharmind XF. pharmind XF dostarcza również informacji zwrotnej o nadanym przez KSeF unikalnym numerze faktury. Wyznaczeni pracownicy przedsiębiorstwa są odpowiedzialni za monitorowanie tego procesu.

pharmind XF głęboko zintegrowany z systemami KAMSOFT w zakresie komunikacji z KSeF to także dostęp do faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez dostawców. Przedsiębiorstwa są odpowiedzialne za wdrożenie i konfigurację rozwiązań dostarczanych przez KAMSOFT w swojej organizacji a także za aktualizację wykorzystywanych systemów ERP. KAMSOFT jednocześnie oferuje komercyjne usługi wsparcia w indywidualnie określonym z przedsiębiorcą zakresie i czasie.

Podstawowe funkcje pharmind XF

  • przygotowanie faktury/korekty w formie ustrukturyzowanej na podstawie danych wprowadzonych do systemów produkcji KAMSOFT, t.j. KS-FKW, KS-AOW, KS-SOW, KS-HFW VE, KS-HWW VE, KS-HOW, KS-SOMED, KS-PPS, SERUM, KS-SOLAB, KS-ASW, KS-Medis, Serum i Mediporta,
  • dostarczenie faktury do KSeF,
  • automatyczna weryfikacja dostępności KSeF,
  • monitorowanie statusów faktur, które powinny zostać wysłane do KSeF a nie zostały jeszcze wysłane,
  • powiadamianie o problemach z wysłaniem faktury,
  • pobieranie i przechowywanie unikalnych numerów KSeF,
  • udostępnianie do systemu KS-FKW metadanych z faktur (jak do tej pory) wraz z unikalnymi numerami KSeF wystawionych faktur ustrukturyzowanych z poziomu systemów KAMSOFT,
  • wizualizacja faktur ustrukturyzowanych wprost z poziomu systemów KAMSOFT,
  • dostęp do rejestru faktur ustrukturyzowanych podatnika,
  • przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w lokalnym repozytorium dokumentów,
  • obsługa trybu wsadowego przy masowym generowaniu faktur.

Korzyści z pharmind XF

Masz pewność, że faktura wysłana do KSeF ma właściwy format, dzięki bieżącej weryfikacji dokumentu.

Wiesz na jakiem etapie znajduje wysyłka faktury, poinformują Cię o tym statusy.

Masz dostęp do rejestru numerów KSeF.

Możesz w każdej chwili zobaczyć, jak wygląda faktura dzięki wizualizacji faktury ustrukturyzowanej.

Kontakt

Zachęcamy do kontaktu z Państwa Opiekunem Informatycznym lub pisząc na adres ksef@kamsoft.pl.