Przygotuj się na obowiązkowy
Krajowy System e-Faktur (KSeF) z

Więcej ?
Prowadzisz aptekę, hurtownię farmaceutyczną, przychodnię lub szpital? Pobierz bezpłatnie webinar, z którego dowiesz się jak obsługiwać faktury ustrukturyzowane w Twojej organizacji
z wykorzystaniem rozwiązań dostarczanych przez KAMSOFT.

Czym jest i jak działa Krajowy System e-Faktur?

 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową, służąca do gromadzenia, przechowywania, przesyłania oraz analizy i kontroli faktur elektronicznych, zwanych fakturami ustrukturyzowanymi. Co to oznacza dla firm? Przedsiębiorcy będą mieli nowe obowiązki, takie jak wysyłanie zleceń wystawiania faktur do KSeF, otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, pobieranie potwierdzeń i nadanych numerów KSeF, nadawanie w  KSeF uprawnień osobom, systemom lub innym podatnikom uprawnień do faktur ustrukturyzowanych.

Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte Krajowym Systemem e-Faktur. Będą one mogły być wystawiane poza KSeF na obecnych zasadach.

Kogo dotyczy KSeF

  1. czynnych podatników VAT-u;
  2. przedsiębiorców zwolnionych z płacenia podatku VAT;
  3. podatników zweryfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Wyzwania, czyli jak przygotować się do wdrożenie przedsiębiorstwa w zakresie korzystania z KSeF

Wyzwanie #1 – ważne terminy

Krajowy System e-Faktur miał stać się obowiązkowy dla czynnych podatników VAT 1 lipca 2024 r., a dla małych i średnich przedsiębiorstw zwolnionych z VAT od stycznia 2025 roku. 19 stycznia 2024 roku MF ogłosiło przesunięcie daty wdrożenia KSeF, ale data KSeF jako rozwiązania obligatoryjnego nie jest jeszcze znana.

Potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu obowiązku korzystania z KSeF?

Za proces dostosowania organizacji do „świata faktur ustrukturyzowanych” odpowiedzialny jest przedsiębiorca. KAMSOFT oferuje komercyjne usługi wsparcia w realizacji technicznej takich projektów w indywidualnie określonym z przedsiębiorcą zakresie i czasie. Jeśli potrzebujesz pomocy w zakresie implementacji integracji z KSeF w swojej organizacji skontaktuj się z nami ksef@kamsoft.pl.

Wyzwanie #2 – wejście KSeF to zmiana procesów i procedur w organizacji

 

Wejście w świat faktur ustrukturyzowanych jest związane ze zmianą istniejących procedur i procesów w firmie. Obejmuje to m.in. sposób wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur. Wymaga przy tym przeszkolenia pracowników i dostosowania systemów informatycznych do nowych potrzeb. 

Zdobądź wiedzę dotyczącą KSeF i dowiedz się, jak dostosować procesy w swojej organizacji, aby spełnić wymagania Ministerstwa Finansów

Firma KAMSOFT dostarcza rozwiązanie IT ułatwiające wdrożenie wymaganych zmian, należy jednak pamiętać, że to na przedsiębiorstwie spoczywa obowiązek dostosowania organizacji do nowej rzeczywistości. Zachęcamy, aby już dziś zapoznać się z webinarami jakie przygotowaliśmy z myślą o aptekach, hurtowniach farmaceutycznych i weterynaryjnych przychodniach i szpitalach.

Dowiedz się więcej na temat KSeF i faktur ustrukturyzowanych pobierz bezpłatnie nagranie z webinarów:

  • faktura ustrukturyzowana w aptekach i sieciach aptek, przejdź do webinaru tutaj
  • faktura ustrukturyzowana w hurtowniach farmaceutycznych, przejdź do webinaru tutaj
  • faktura ustrukturyzowana w przychodniach i szpitalach, przejdź do webinaru tutaj

Wyzwanie #3 – integracja z systemem KSeF czyli dostosowanie systemów informatycznych do nowych potrzeb

Użytkownicy KSeF będą mogli korzystać z bezpłatnego narzędzia. Aplikacja Podatnika KSeF, którą dostarcza Ministerstwo Finansów. Umożliwia ona wystawienie, pobranie, przeglądanie faktur ustrukturyzowanych oraz zarządzanie uprawnieniami. Jednak w przypadku, kiedy przedsiębiorca wystawia i otrzymuje dużo faktur, warto zainwestować w zintegrowanie posiadanego w firmie systemu finansowo-księgowego lub innych systemów do wystawiania faktur z KSeF. Wówczas będzie można korzystać z wielu udogodnień związanych z obsługą faktur ustrukturyzowanych w przedsiębiorstwie.

Poznaj narzędzie usprawniające
proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych i komunikacji z KSeF

KAMSOFT jest producentem i dostawcą rozwiązania pharmind XF. pharmind XF jest platformą pozwalającą na wymianę różnych dokumentów pomiędzy różnymi uczestnikami rynku ochrony zdrowia. Dostosowaliśmy tę platformę do komunikacji z KSeF tworząc rozwiązanie pharmind XF, które dodatkowo głęboko zintegrowaliśmy z innymi systemami KAMSOFT, z których korzystają m.in.. :

  • apteki (KS-AOW),
  • hurtownie farmaceutyczne (KS-HFW VE, KS-HFW),
  • hurtownie weterynaryjne (KS-HWW VE, KS-HWW)
  • szpitale i przychodnie (KS-SOMED, KS-PPS, SERUM, Mediporta KS-ASW, KS-SOLAB)
  • działy księgowe przedsiębiorstw, biura rachunkowe (KS-FKW).

Dowiedz się więcej o pharmind XF

Wyzwanie #4 – autoryzacja i bezpieczeństwo

Rozpoczęcie korzystania z KSeF wymaga autoryzacji w systemie dostarczanym przez Ministerstwo Finansów oraz nadania uprawnień do określonych czynności osobom, rolom lub innym przedsiębiorcom. To oznacza, że firmy muszą przemyśleć i zaplanować komu i do czego nadać uprawnienia. Należy jednocześnie pamiętać, że w KSeF wszystkie faktury wystawione i otrzymane przez przedsiębiorstwo (NIP) znajdują się w jednej przestrzeni. Osoba mająca dostęp do tej przestrzeni ma jednocześnie dostęp do wszystkich faktur ustrukturyzowanych.  

Poziomy uprawnień
w systemach KAMSOFT

W przypadku systemów dostarczanych przez KAMSOFT dostęp do KSeF jest możliwy dzięki tokenom generowanym przez uprawnione osoby w przedsiębiorstwie na poziomie KSeF. Osoby odpowiedzialne za wdrożenie integracji z KSeF po stronie przedsiębiorstwa, wykorzystują w trakcie konfiguracji tokeny i nadają użytkownikom systemów KAMSOFT odpowiednie poziomy uprawnień w systemach KAMSOFT.

Wyzwanie #5 – ograniczenia KSeF

System KSeF ma pewne ograniczenia, które mogą stanowić wyzwanie dla firm. Na przykład, nie ma możliwości poprawienia raz wystawionego dokumentu inaczej niż poprzez jego korygowanie, dodawania do faktur jakichkolwiek załączników czy wystawiania faktur według indywidualnego wzorca. Należy zatem ustalić ścieżki przesyłania danych dodatkowych (np. specyfikacji, szczegółów rozliczeń, protokołów itp.) które nie będą dostępne w KSeF.

KSeF o niczym nikogo nie powiadamia. Oznacza to, że np. proces wystawiania faktury należy w ramach organizacji monitorować i określić na to procedury, aby nie zetknąć się z sytuacją, w której wystawiającemu fakturę „wydaje się”, że ją wystawił a w rzeczywistości KSeF był np. niedostępny lub zlecenie fakturowania nie spełniało określonych wymagań i ostatecznie zostało odrzucone. W przypadku faktur wystawianych przez dostawców, nabywca również nie zostanie powiadomiony przez KSeF o tym, że została dla niego wystawiona faktura. W świecie faktur papierowych dowodem potwierdzającym zajście zdarzenia gospodarczego jest faktura papierowa, która w przyjęty w organizacji sposób jest wpuszczana w proces obiegu dokumentów. W przypadku faktur ustrukturyzowanych przyjęte procedury należy przeanalizować, zaktualizować i dostosować do nowej rzeczywistości.  

Dzięki pharmind XF masz wiedzę o statusie zleceń wystawienia faktur oraz o tym czy dostawca wystawił dla Ciebie fakturę

Wyzwanie #6 – zwiększone wymagania w zakresie obligatoryjnych danych

Ministerstwo Finansów zdefiniowało kilkaset pól, które mogą zawierać dane określone na fakturze ustrukturyzowanej. Zakres informacji wymagany w standardzie faktury ustrukturyzowanej jest szerszy niż zakres danych raportowanych w JPK_VAT, JPK_V7M, czy JPK_FA, co może stanowić dodatkowe wyzwanie dla firm.

Należy pamiętać także o tym, że na etapie analizy mogą w przedsiębiorstwie pojawić się potrzeby umieszczania w wystawianych fakturach ustrukturyzowanych dodatkowych informacji. Należy to zaplanować z wyprzedzeniem. To samo dotyczy dodatkowych informacji umieszczanych przez dostawców na wystawianych przez nich fakturach ustrukturyzowanych. Potrzeba przetwarzania takich danych niestandardowych wymaga kolejnych dostosowań systemów informatycznych eksploatowanych w przedsiębiorstwie. A na to potrzebny jest czas.
KAMSOFT w ramach możliwości będzie oferował komercyjne usługi wsparcia w tym obszarze w zakresie ustalonym każdorazowo z konkretnym przedsiębiorcą korzystającym z systemów KAMSOFT.

Wyzwanie #7 – zmiana w percepcji klientów

Przejście na faktury ustrukturyzowane może również wymagać zmiany w komunikacji z klientami i dostawcami, którzy mogą nie być jeszcze przygotowani na taką zmianę.

Taką komunikację przedsiębiorca powinien zaprojektować i przemyśleć jak najwcześniej, aby nie pozostać z problemem w dniu, w którym w życie wejdzie obowiązek korzystania z KSeF w Polsce.

Pomimo tych wyzwań, przystąpienie do KSeF ma wiele korzyści, takich jak:

  • przedsiębiorcy nie będą już musieli przechowywać faktur i ich archiwizować (faktury te są przechowywane w KSeF przez 10 lat, a po tym okresie ich przechowywanie leży w gestii podatnika). 
  • skróci się czas oczekiwania na zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni)
  • proces fakturowania i księgowania może być zautomatyzowany w jeszcze większym zakresie niż do tej pory,
  • po wprowadzeniu KSeF nie będzie wymagane wystawianie duplikatów faktur przez przedsiębiorców, ponieważ te będą cały czas dostępne zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.

pharmind XF zapewni automatyczną weryfikację zleceń wystawiania faktur oraz komunikację z KSeF

pharmind to platforma pozwalającą na wymianę różnych dokumentów pomiędzy różnymi uczestnikami rynku ochrony zdrowia (apteki, hurtownie farmaceutyczne i weterynaryjne, przychodnie i szpitale). Platforma została dostosowana do komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur, w ramach której dostarczany jest nowy produkt – pharmind XF, a głęboka integracja z systemami IT KAMSOFT pozwala na automatyczną obsługę obiegu faktur ustrukturyzowanych.  

Jak działa pharmind XF?

Poznaj pharmind XF, zobacz webinar:

  • faktura ustrukturyzowana w aptekach i sieciach aptek, przejdź do webinaru tutaj
  • faktura ustrukturyzowana w hurtowniach farmaceutycznych, przejdź do webinaru tutaj
  • faktura ustrukturyzowana w przychodniach i szpitalach, przejdź do webinaru tutaj

Wystawiając faktury ustrukturyzowane nasi klienci korzystają z systemów informatycznych KAMSOFT, w których przygotowują zlecenia fakturowania. Ich wysłaniem do KSeF zajmuje się już pharmind XF. pharmind XF pomaga także dowiedzieć się, czy KSeF wystawił fakturę ustrukturyzowaną w reakcji na wysłane wcześniej zlecenie fakturowania. Wyznaczeni pracownicy przedsiębiorstwa są odpowiedzialni za monitorowanie tego procesu.

pharmind XF głęboko zintegrowany z systemami KAMSOFT w zakresie komunikacji z KSeF to także dostęp do faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez dostawców. Przedsiębiorstwa są odpowiedzialne za wdrożenie i konfigurację rozwiązań dostarczanych przez KAMSOFT w swojej organizacji a także za aktualizację wykorzystywanych systemów ERP. KAMSOFT jednocześnie oferuje komercyjne usługi wsparcia w indywidualnie określonym z przedsiębiorcą zakresie i czasie.

Podstawowe funkcje pharmind XF

  • przygotowanie zlecenia wystawienia faktury/korekty na podstawie danych wprowadzonych do systemów produkcji KAMSOFT, KS-FKW, KS-AOW, KS-SOMED, KS-PPS, SERUM, KS-SOLAB, KS-ASW i Mediporta  – jedynie w przypadku sprzedaży do przedsiębiorcy, dla osób fizycznych jak do tej pory,
  • dostarczenie zlecenia wystawienia faktury do KSeF,
  • automatyczna weryfikacja dostępności KSeF,
  • automatyczne wysłanie do KSeF niewysłanych zleceń fakturowania,
  • monitorowanie statusów wystawienia faktur ustrukturyzowanych w KSeF,
  • powiadamianie o problemach z wystawieniem faktury,
  • pobieranie i przechowywanie unikalnych numerów KSeF,
  • udostępnianie do systemu KS-FKW metadanych z faktur (jak do tej pory) wraz z unikalnymi numerami KSeF wystawionych faktur ustrukturyzowanych z poziomu systemów KAMSOFT,
  • wizualizacja faktur ustrukturyzowanych wprost z poziomu systemów KAMSOFT

Korzyści z pharmind XF

Masz pewność, że do KSeF zostało wysłane właściwe zlecenie wystawiania faktury, dzięki bieżącej weryfikacji dokumentu

Wiesz na jakiem etapie znajduje się zlecenie wystawienia faktury, poinformują Cię o tym statusy

Masz dostęp do rejestru numerów KSeF

Możesz w każdej chwili zobaczyć, jak wygląda faktura dzięki wizualizacji faktury ustrukturyzowanej

Kontakt

Zachęcamy do kontaktu z Państwa Opiekunem Informatycznym lub pisząc na adres ksef@kamsoft.pl.